Mau Sukses Jadi Freelancer WordPress? Kuasai 3 Hal Ini

WordPress Meetup Tangsel #13

Freelancer di bidang WordPress tidak hanya dituntut piawai dalam urusan teknis seperti instalasi tema, setting plugin, atau optimasi kecepatan website. Lebih dari itu, kemampuan bernegosiasi, membangun kepercayaan klien, dan mengelola administrasi project secara profesional justru menjadi pembeda antara freelancer pemula dan freelancer yang sustain dalam jangka panjang.

Dalam artikel ini, akan dibahas bagaimana cara mengelola project WordPress dari sisi negosiasi dan administrasi, mulai dari proses pendekatan awal, menentukan harga, membuat kontrak, hingga dokumentasi dan serah terima aset digital.

Sebelum memulai proses negosiasi dengan klien, penting untuk memiliki struktur kerja dan materi pendukung yang sudah disiapkan sebelumnya. Hal ini akan sangat membantu agar proses diskusi lebih fokus, efisien, dan menunjukkan profesionalitas sejak awal.

Freelancer WordPress perlu mengidentifikasi dengan jel  as apa saja layanan yang ditawarkan. Misalnya, apakah hanya membuat landing page dengan page builder, atau juga termasuk migrasi website, pengaturan WooCommerce, integrasi pembayaran, hingga setup SMTP dan keamanan.

Kejelasan ini penting agar tidak terjadi ekspektasi berlebihan dari klien yang menganggap semua hal terkait WordPress bisa diselesaikan dalam satu harga. Dokumentasikan layanan tersebut dalam format tabel atau dokumen presentasi untuk ditunjukkan saat pertemuan awal.

Proposal kerja dan estimasi biaya idealnya sudah tersedia dalam format siap kirim. Sertakan item pekerjaan, durasi pengerjaan, jumlah revisi, dan sistem pembayaran.

Misalnya:

• Desain dan setup homepage: 3 hari kerja
• Instalasi plugin dan konfigurasi SEO: 2 hari kerja
• Maksimal revisi: 2x
• Estimasi total: Rp3.500.000 (dengan sistem DP 50%)

Dengan memiliki template yang bisa disesuaikan per klien, proses penawaran akan terasa lebih rapi dan mudah.

Visual sering kali berbicara lebih lantang daripada penjelasan lisan. Portofolio adalah alat bantu yang sangat penting dalam membangun kepercayaan klien. Jika belum banyak proyek riil, bisa dibuat studi kasus atau project fiktif sebagai simulasi.

Pastikan portofolio mencakup screenshot, link preview (jika live), serta penjelasan singkat mengenai kebutuhan klien dan solusi yang diberikan.

Negosiasi yang baik bukan sekadar soal harga, tetapi tentang menyamakan persepsi dan membangun kerja sama yang sehat. Posisi freelancer bukan sebagai pihak yang “mengalah” demi mendapatkan proyek, tapi sebagai partner profesional yang memahami kebutuhan klien dan mampu memberi solusi terbaik.

Langkah pertama adalah memahami tujuan proyek secara utuh. Tanyakan latar belakang bisnis, target audiens, platform yang sebelumnya digunakan (jika ada), serta masalah yang ingin diselesaikan dengan website baru.

Contoh pertanyaan:

• Apa tujuan utama dari website ini (branding, penjualan, katalog, dsb)?
• Apakah ada deadline tertentu yang harus dikejar?
• Siapa yang akan mengelola website setelah proyek selesai?

Dari sini, freelancer bisa menyusun strategi pengerjaan yang lebih sesuai kebutuhan.

Baca juga: Apa itu Website? Pengertian, Fungsi dan Jenis-jenisnya

Gunakan daftar pertanyaan standar yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan klien. Tujuannya agar tidak ada celah informasi yang bisa menjadi sumber miskomunikasi.

Selain teknis, penting juga menanyakan hal-hal administratif seperti:

• Apakah perusahaan klien memiliki kebijakan kontrak tertulis?
• Sistem pembayaran apa yang mereka gunakan?
• Siapa yang menjadi PIC selama proses berlangsung?

Penting untuk menyampaikan secara terbuka sejak awal apa yang termasuk dalam harga dan apa yang tidak. Misalnya, biaya lisensi plugin premium, pembuatan konten, atau setup email domain custom tidak selalu otomatis termasuk.

Tuliskan detail ini dalam proposal atau email follow-up agar bisa dirujuk kembali saat dibutuhkan.

Sebagian besar klien tidak memiliki latar belakang teknis. Hindari penggunaan istilah rumit seperti “cache optimization,” “CDN integration,” atau “schema markup” tanpa penjelasan sederhana.

Gunakan analogi umum, misalnya: “Plugin seperti aplikasi di HP, dan tidak semuanya gratis. Beberapa plugin premium dibeli sekali, ada juga yang berlangganan.”

Setelah kesepakatan dicapai, pekerjaan bukan langsung dimulai begitu saja. Ada tahap administratif yang perlu ditata rapi agar kerja sama berjalan lancar dan tidak menimbulkan konflik di kemudian hari.

Kontrak tidak harus dalam bahasa hukum yang kaku, tetapi cukup mencantumkan poin-poin utama seperti:

1. Rincian pekerjaan: Pekerjaan mencakup penulisan artikel dengan jumlah kata sesuai permintaan, termasuk riset, penyusunan struktur, dan revisi sesuai kesepakatan.
2. Estimasi waktu: Waktu pengerjaan standar adalah 2–4 hari kerja sejak brief dan pembayaran diterima.
3. Jumlah revisi: Termasuk 2 kali revisi ringan setelah draft pertama dikirimkan.
4. Sistem pembayaran: Pembayaran dilakukan di awal (full payment) melalui transfer bank atau e-wallet yang disepakati.
5. Sanksi pembatalan sepihak: Jika pembatalan dilakukan secara sepihak setelah proses dimulai, dana tidak dapat dikembalikan.

Jika klien keberatan dengan bentuk kontrak formal, bisa disederhanakan dalam format surat pernyataan kerja sama atau MoU.

Setiap pembayaran, baik DP maupun pelunasan, sebaiknya dilengkapi invoice. Gunakan template digital dengan elemen seperti:

• Nama project
• Rincian layanan
• Nomor invoice dan tanggal
• Rekening tujuan

Dengan sistem seperti ini, klien akan merasa lebih yakin dan pencatatan finansial menjadi lebih mudah.

Sistem pembayaran bertahap memberi keamanan untuk kedua belah pihak. Freelancer mendapat kepastian bahwa kerja keras dihargai, sementara klien juga merasa tidak terlalu mengambil risiko besar di awal.

Contoh skema:

• 50% DP setelah proposal disetujui
• 25% setelah desain disetujui
• 25% saat handover selesai

Dokumentasi sangat penting jika project berlangsung beberapa minggu atau bulan. Simpan semua file kerja di folder cloud yang terstruktur, seperti:

• /ClientName/Proposal
• /ClientName/Assets
• /ClientName/Final

Beri label jelas pada setiap file agar mudah dicari kembali saat dibutuhkan. Ini juga memudahkan saat ada pergantian PIC dari pihak klien.

Komunikasi yang jelas dan tertata akan menghindari revisi tidak perlu, mempercepat proses, serta membuat klien merasa dilibatkan. Freelancer perlu membangun ritme komunikasi yang profesional, bukan sekadar “chat santai.”

Hindari komunikasi yang tersebar di banyak platform. Gunakan satu saluran utama seperti Notion, Trello, Google Chat, atau grup WhatsApp yang dikhususkan untuk project tersebut.

Sampaikan sejak awal bahwa seluruh pembaruan proyek akan dicatat di platform tersebut agar mudah dilacak dan tidak terjadi kehilangan informasi.

Selalu sediakan laporan progress secara rutin. Tidak harus setiap hari, cukup seminggu sekali atau setiap selesai milestone.

Format update bisa berupa:

• Checklist pekerjaan
• Link demo atau screenshot
• Estimasi waktu penyelesaian tahap selanjutnya

Dengan cara ini, klien tidak merasa proyek berjalan diam-diam dan freelancer pun lebih disiplin.

Agar hemat waktu, siapkan beberapa template balasan seperti:

• “Revisi sudah diterima dan akan diproses 2 hari kerja.”
• “Link demo tahap pertama bisa diakses di tautan berikut...”
• “Mohon konfirmasi untuk lanjut ke tahap finalisasi.”

Template ini bisa disesuaikan dan digunakan untuk menjaga nada komunikasi tetap profesional.

Project tidak selalu berakhir saat website selesai dibuat. Banyak klien yang tetap memerlukan dukungan teknis atau perawatan berkala, dan ini bisa menjadi sumber pendapatan tambahan.

Panduan sederhana tentang cara login, mengganti gambar, menambah halaman, atau menulis artikel akan sangat membantu klien yang tidak familiar dengan WordPress.

Gunakan screenshot dan bahasa awam, lalu simpan dalam format PDF atau Google Docs.

Buat beberapa opsi layanan lanjutan seperti:

• Update WordPress dan plugin bulanan
• Backup mingguan
• Monitoring keamanan dan downtime

Berikan harga transparan, sistem pelaporan berkala, dan benefit yang jelas agar klien tertarik mengambil paket ini.

Pastikan semua akun penting sudah ditransfer:

• Akun admin WordPress
• Akses cPanel/hosting
• Akses domain (jika dibeli oleh freelancer)
• File backup akhir

Gunakan email untuk mencatat bahwa semua akses sudah diberikan, sebagai bukti serah terima.

Freelancer yang serius sebaiknya memiliki identitas profesional. Ini penting bukan hanya untuk branding, tetapi juga untuk memudahkan ekspansi di masa depan.

Meski masih bekerja sendiri, tampilkan diri sebagai entitas profesional. Gunakan nama seperti “Studio Webline” atau “DigitalBuild by A. R.” dalam dokumen dan media sosial.

Gunakan rekening berbeda khusus untuk menerima pembayaran proyek. Ini akan membantu dalam pencatatan pajak dan membuat kesan profesional saat mengirim invoice.

Jika sudah konsisten mendapat banyak klien, pertimbangkan untuk:

• Mendaftarkan merek
• Membuat badan usaha (CV atau PT)
• Menyusun SOP kerja sebagai fondasi jika membentuk tim

Negosiasi dan administrasi adalah keterampilan non-teknis yang krusial bagi freelancer WordPress. Kemampuan untuk menjelaskan layanan dengan sistematis, menjaga komunikasi profesional, serta mendokumentasikan seluruh proses akan membuat kerja sama lebih sehat dan menghindari konflik di kemudian hari.

Freelancer yang disiplin dalam hal ini akan lebih mudah mendapatkan kepercayaan, proyek lanjutan, bahkan rekomendasi dari klien yang puas.